PENGERTIAN
DALAM SEBUAH ORGANISASI
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau
Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita
berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang
disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Beberapa definisi komunikasi :
1. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian
pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
2. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian
dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
3. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan
orang lain (Schram,W)
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan
penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu
organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi
dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam
suatu lingkungan.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka
membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi
penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.
DASAR-DASAR KOMUNIKASI
Komunikasi mempunyai dasar-dasar sebagai berikut :
Komunikasi mempunyai dasar-dasar sebagai berikut :
> Niat menyangkut :
Apa yang akan disampaikan
Siapa sasarannya
Apa yang akan dicapai
Kapan akan disampaikan
> Minat, ada dua factor yang mempengaruhi yaitu:
· Faktor obyektif : merupakan rangsang yang kita terima
· Faktor subyektif : merupakan faktor yang menyangkut diri si
penerima stimulus
> Pandangan, merupakan makna dari informasi yang disampaikan
pada sasaran, menafsirkan informasi yang diterima tergantung pada pendidikan,
pekerjaan, pengalaman dan kerangka pikir seseorang.
> Lekat merupakan informasi yang disimpan oleh si penerima.
> Libat merupakan keterlibatan panca indera sebanyak-banyaknya.
Unsur-unsur Komunikasi ada 5, yaitu :
1.Komunikator
2.Menyampaikan berita
3.Berita-berita yang disampaikan
4.Komunikasi
5.Tanggapan atau reaks
Fungsi komunikasi dalam organisasi
- Proaksi dan regulasi
- Menentukan tujuan organisasi
- Menentukan area permasalahan
- Mengevakuasi performa
- Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi
- Mendapatkan informasi baru
- Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan
- Harga diri anggota
- Proaksi dan regulasi
- Menentukan tujuan organisasi
- Menentukan area permasalahan
- Mengevakuasi performa
- Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi
- Mendapatkan informasi baru
- Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan
- Harga diri anggota
2. JENIS KOMUNIKASI ORGANISASI
> KOMUNIKASI INTERNAL
Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri.
Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam
suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan
[operasi dan manajemen].
Dua dimensi komunikasi internal :
1. KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan
dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
” Downward Communication “ komunikasi atas ke bawah. Contoh
pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,
pengumuman, rapat, majalah intern.
” Upward communication ”dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan
laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan
> KOMUNIKASI HORISONTAL
komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf.
Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.
Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering
timbul rumours, grapevine, gossip.
> KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai
seksi/bagian lain.
> KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak
audience di luar organisasi.
> BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :
1. Bentuk Komunikasi berdasarkan
a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti
khusus dan penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang
dihadapan kita.
A——–àß———–B
b. Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan
jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan
geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.
2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :
a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok
orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi masa yang baik harus :
Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele
Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
Bentuk gambar yang baik
Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)
b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya
sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan
komunikasi langsung dan timbal balik.
Perawat—– ® ¬ ——Pengunjung puskesmas
c. Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka dapat
juga melalui telepon.
Perawat—– ® ¬ ——Pasien
3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :
1. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak
dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau
bertanya, misalnya radio.
A ——————® B
b. Komunikasi timbal balik.
Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik.
Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik
1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan
kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan
sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan
atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan
pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya
2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga
pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan
pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan
bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk,
mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat
kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat
dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan,
situasi dsb.
4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan
seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari
pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.
5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari
sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang
dimaksud oleh pengirim
6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari
penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang
pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal
ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan
sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan
oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang
disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang
mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan
itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat
dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan.
Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan
yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang
dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan
serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi
mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir
selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau
menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang
diterimanya.
5. KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1.Dari segi sifatnya :
a. Komunikasi Lisan
Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana
komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi
ketidakpahaman.
b. Komunukasi Tertulis
Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana
komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari informasi
itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan
lupa dengan apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi
membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung,
artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka
komunikan tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun
dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan
secara tidak langsung, namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik
melalui telepon, e-mail, dll.
c. Komunikasi Verbal
d. Komunikasi Non Verbal
2. . Menurut Keresmiannya :
a. Komunikasi Formal
b. Komunikasi Informal
Komunikasi Informal
•Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara
sesama karyawan dalam suatu organisasi.
•Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan
melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke
orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa
dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.
•Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang
pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi
formal perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya
desas-desus yang meresahkan karyawan)
1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan
efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena
itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses
bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau
terlalu lambat.
c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik
sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara
yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam
berkomunikasi.
d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989),
memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan
nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa
humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan
secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih
mudah dimengerti.
f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu
diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk
berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau
memperhatikan apa yang disampaikan.
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan
komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi
wajah cerminan suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi.
Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti
orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk
memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan
kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan
lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti
perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati
dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk,
berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya
berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga
salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan
komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal
lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan .
Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan
kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam
keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.
HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Hambatan dari Proses Komunikasi
· Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan
disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi
oleh perasaan atau situasi emosional.
· Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas
sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si
pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
· Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan
media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga
tidak dapat mendengarkan pesan.
· Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan
sandi oleh si penerima
· Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada
saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan
tidak mencari informasi lebih lanjut.
· Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak
menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat
waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca
gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat
tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan
sebagainya.
3. Hambatan Semantik.
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata
yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang
berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima
pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun
internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang
tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu
komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara
pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas
pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak
disampaikan.
5. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi,
persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan
alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau
gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
2. Kenali si penerima berita
- bagaimana latar belakang pendidikannya,
- bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,
- sejauh mana minat dan perasaanya
3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa,
mengapa, siapa, bagaimana, kapan
